人脈資源庫管理的集中化 人脈資料庫最重要的觀念，便是集中單一管理，遵行所謂的一個資料庫原則，不要使用兩套軟體，基本上就使用我們上週所說的Outlook 20000來管理、不要將個人與工作上的資料分開，盡量不要局部或是選擇性管理。將所有會用的資源，全面數位化集中管理。一般資料分為紙張與電子檔案兩 種，因此不管是實質的名片或是已經打進電腦的WORD、EXCEL、ACCESS等電子檔案，都需要集中管理。不管是實質的親戚好友名片、各個團體的通訊 錄、E-mail電子信箱管理、客戶名單與潛在客戶群 DM 資料庫、同事名單研究同伴名單、協力廠商與相關服務公司名單、食衣住行生活服務公司名單、各種產業資料庫(如：媒體名單,公協會,資料中心,)、各種研究 資料來源(圖書館,研究中心,智庫相關單位)與網站上的各種資源與相關資訊中心與網站，都應該建檔管理；有完整的資源名單，人多資源多好辦事，不僅工作生 活受益，輸入資料庫便是終身使用，更何況上述許多資料都是現成免費的電子檔，基本是可以不費力很輕易的從朋友、工協會或是網站輕易取得，何樂不為？到底那 些資料應該進資源庫管理，原則上用一句成語來形容，就是無所不包！
人脈資料庫e化管理的八步驟
收集完所有的人脈資料，透過下列八個步驟，即可完成人脈資料庫e化。
我們將人脈資料庫e化管理的八步驟條列如下：
1. 列出分類表與關鍵字
2. 名片資料欄位規劃
3. 名片資料的分類整理
4. 名片類別與關鍵字的標示
5. 名片資料的打字與輸入
6. 安裝Outlook 2000
7. 購買PDA與安裝
8. 資料匯入與整理
首先先做好人脈資料庫的基本架構規劃工作，就是建立先前介紹過的類別與關鍵字，再來就是名片資料欄位規劃，所謂欄位就是我們所使用的資料項目，例如姓名、電話與地址就是常用的名片資料欄位。
人脈資源庫的欄位規劃
一 般而言，人脈資源庫的欄位選擇關係到未來使用的效益，欄位越完整越好，但欄位太多也會耗費更多的處理時間，因此基本上筆者會建議至少應該包括下面的欄位資 料：姓名(中英文)、工作資料(公司部門與職稱)、地址(商務地址,住家地址,其他地址)、電話與傳真及行動電話、電子信箱(公司與個人永久信箱)、網 址、甚至你可以是個人需要建立更個人化的資料，如：ICQ、生日、暱稱、個人化稱謂、介紹人、統一編號等其他欄位。一般而言，你認為重要的資源，只要有下 列任何一個欄位資料，都應該獨立建檔，包括：個人姓名、公司單位、電話傳真、地址等基本資料外、甚至只要有電子信箱與網址都應該獨立建檔。欄位規劃與未來 的應用有密切的關係，每一張名片的格式都不太一致，資料得不完整與格式的部標準，是許多人名片管理的一大致命傷，如何將名片上的資料，作好精準的輸入到相 關欄位上，做好資料與欄位標準化的工作，未來資料才能有好的加值應用的基礎。
資料欄位標準化 (輸入範例下載
)
下面是一些欄位標準化的建議：
中文姓名：不要分開姓氏與名字 （Ex： 楊舜仁）
英文姓名：（Ex：Sooner Yang）
公司與職稱：請紀錄完整正式名稱，未來信封信紙上會用的到
電話的格式：基於美觀性，不管原始名片的呈現方式如何，應該一律以下列格式呈現
考慮與未來與語音及大哥大的整合使用，請務必紀錄區域號碼與分機
例如（02）2546-3400、（03）350-5567 、(0800) 123-123 或是 (0936) 208-284
地址格式 ：包含國家郵遞區號縣市、區鄉鎮等完整地址
（Ex： 台北市中山區建國北路二段188號7樓）
（Ex： 176-67 86th Road,
Jamaica Estates, NY.11432
U.S.A)
※名片輸入基本原則
請記住所有的字，都需輸入，按適當的欄位輸入，沒有適當欄位的以記事欄輸入，如此名片的資料才算完全數位化，為了節省一的時間沒有輸入完整資料，日後的補登，將花費難以想像的時間金錢。
名片資料的分類整理
完 成規劃工作後，最花費時間的便是名片或是人脈資料的分類標示與輸入。原則上，第一次整理你的人脈資料時，往往需要花費一些時間。取捨方式建議如下：將你手 邊所有的名片與相關資源資料作一全面性整理，依照關聯性重要性、長期互動與使用機率、資料的完整性的因素，將它們分成三堆，第一堆是一定要數位化的，第二 堆是不太確定是否要數位化的，第三堆是確定不要數位化的。分完後將第三堆歸檔備查或是丟棄，將第一堆打字輸入處理，處理完第一堆就來將第二堆重新分成三 堆，幾次後便可完成初步分類工作。做好分類，下次我們就要可以介紹名片的標示與名片資料輸入！！
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楊舜仁 數位知識管理顧問公司 PKM 執行顧問
目前擔任光寶集團e事業群與中國生產力中心 亞太教育訓練網等教育訓練機構
電子商務策略規劃與個人知識管理講師與相關顧問工作。
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