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你曾花了多少時間來檢視自己擁有的資源? 也許是一張名片，一個電話，一次偶然的會面，可能都會為你在危機中，帶來無限的希望；也可能是，開啟了另一個契機的大門。但是，你真得又能掌握多少?
如何利用PKM個人知識管理提昇自己的工作價值
個人知識管理 從建立資源管理開始
埋 首工作中，最容易陷入了以「目標」為導向的思維邏輯，而忽略了以更有效的「方式」來達成工作。所以加班、熬夜，無止盡地延展工作的時間，卻往往缺乏方法而 事倍功半。分析日常的工作項目，你會發現，花掉最多時間的部份，往往不是解決事情本身的時間，而是在尋找有關的資料、通知連絡相關人員、整理文書行政事務 等等，這些時間(包括，找電話號碼、找會議記錄、相關結論，找相關法規資料、參考資料搜尋，收發傳真、電子郵件等)，個別來看，有時並不會太多。但是，每 一件工作，都不斷重複地佔用你有限的精神，長期累積下來，便是不可思議的人力、資源和時間浪費。因此，提供個人工作的最重要思維，即是如何有效運用時間， 同時避免投入在重複性勞務工作上的浪費。資訊科技的快速發達，首要前提在於先人一步的資訊搜集能力。在電腦與網路已經成為白領工作者日常工作的基本配備 時，硬體方面的因應速度巳經難分軒輊、不相上下。所競爭處在於，你是否巳經建立好更勝他人一籌的智慧資本? 以便掌握快人一步的制勝先機。因此，建立個人專屬知識管理體系，就是得以快速反應、制敵機先的關鍵所在。
個人知識管理的重要性
所 謂「知識管理」，簡單地說，可以是一套知識彙整的方法－透過有效的管理機制，並且輔以資訊工具的協助，讓原本簡單的資訊，能彙集轉變成具備多元價值的訊息 或是知識，並即時傳遞給需要的對象或個人，才能發揮作用。若是空有資訊，無法串接應用，或是無人提出需求；那就只是堆棧的書庫，或是圖書館。通常，在檢驗 一個人技術表現或是知識含量最直接的標準，不在於即是以其工作執行的績效和所花費時間的長短來評斷。例如：經驗老到的師父，對於工作問題處理的方式，會因 其多年累積的資訊(知識含量高)，得以當下做出明確的判斷和適切回應(所需時間短)。
在過去，知識的累積必需以時間來換取；而運用今日各 類發達的資訊工具，透過網際網路，資訊的來源不再是知識累積的瓶頸，反而是個人對資訊來源掌握和運用是否得當，限制了整體績效的表現。因此，管理所擁有的 資訊來源，反而是今日處理資訊、運用資訊的一大關鍵因素。當一個人，平常便對所涉獵的領域，做好相關資料的管理工作，當面對類似工作執行時，自然可以旁徵 博引，左右逢源了。套具專案管理的術語就是，「歷史資料完整，類推容易」。
另一方面，許多人以為「資訊」，必然是涉及某種專業、技術，進 而引申而為「知識」。其實，這只對了一個部份。在一般大眾生活周遭的種種，都可以歸類為「資訊」的一部份；想吃頓好的? 那家店又有新優惠? 諸如此類的吃喝玩樂的娛樂訊息，在生活中也是不可或缺的。而工作業務所互動的對象，生活中交往的朋友近況等，也都是每個人在待人處世時必須瞭解的資訊。明 知道張三高血壓，拜訪時就不要送煙、酒等禁忌禮品，對雙方都有好處。想要和女朋友嚐鮮? 就得知道上次去過哪家餐廳，這次就換一家看看。工作上互動愉快，留下記錄，說不定下次他就是扶你一把的貴人。
因此「知識管理」的重點工 作，是作知識的有效整理與儲存、檢索與搜尋及分享與傳播。「知識整理」又是「知識管理」的第一步，有效的建立情報搜尋機制是有效應用知識，讓資料搖身一 變，成為有價的知識甚至形成智慧的重要步驟。白領知識工作者更是因該早日建立自己的知識管理系統，來提昇自己的競爭力。
提高個人價值第一步--減少勞務性工作
個 人e化知識管理的目的，絕不是為了管理而管理，而是在於提高個人對團體的價值。主要的重點是：善用資訊工具更先、更快、更好來完成交辦的工作。首先，整合 工作上所有的資源，將各類辦公元素電腦、電話、傳真、網路環境與檔案櫃相關資料數位化，(包括：平片電話通訊錄、文件資料檔案等等)相關資料數位化。唯有 數位化後，才能再做進一步資料儲存與整合。
分析你每天做的工作項目，包括執行的各類行政事項。根據筆者的觀察發現，每天有八成的時間是在作下列動作：
(1) 尋找回應的名片或是電話名冊
(2) 整理待辦工作事項，安排行事曆
(3) 打電話、回電子信件、寄信、收發傳真和通知發佈群組訊息
(4) 文件歸檔、尋找資料、蒐集情報、撰寫研究報告、搜尋網站與主題研究
(5) 撰寫企劃書與規劃書、發想、腦力激盪、專案管理
(6) 安排會議、開會討論、會議規劃、與同事討論
在上述各項的工作活動中，有許多共同的活動元素，可以歸成下列幾類：
(1) 名片資源管理
(2) 行事曆時間管理
(3) 通訊系統管理
(4) 文件情報系統管理
(5) 企劃專案管理
(6) 群組與會議管理
名片資源是許多知識工作的基礎
想 要擁有豐富的人脈? 或是對相關資源瞭若指掌? 這就全得靠資料庫的建立。名片資源管理就是許多工作資源的基本功，由此延展出去，還包括各種資源的管理，例如：電子信箱管理、工作各種配合的同事、客戶與 協力廠商的資料、各種研究單位、資料提供單位、媒體、生活所需的各種服務資源，甚至相關網站等等。這些資訊，都是一般大眾與相關人員的聯絡依據，基本上是 每日工作所需的資訊。透過資訊科技的協助，一般大眾可以更快速取得你所需的特定對象的各種聯絡資訊，其次你可以透過有效的分類，作有效的群組動員。如果你 能做好適當的索引關鍵字，例如：紀錄會面的時間、地點、團體，或是介紹人關係人，專長技能與個人等相關關鍵字句，透過全文檢索的超強功能，你可以做出許多 平時人腦所辦不到的搜尋能力。知識的力量，乃在於透過資料的整理，創造出新的價值，一個良好的名片管理系統，將有助於一般大眾在彈指間，輕鬆找到需要的特 定資訊，更能提供一般大眾意想不到的整合成果，像是認識朋友中，擁有某個特定專長的所有名單；住在特定城市或是街道的訪視對象等等，在工作與生活上都可以 輕鬆自在，無往不利。
除了名片資源管理之外，另外，針對行事曆時間管理，通訊系統管理，文件情報系統管理，企劃專案管理，群組與會議管理等都是知識管理藉以引申的重點。這些項目之間彼此都環環相扣，如果你能建立一個良好的系統架構與檢索方式，將可大幅縮短你的工作時間。
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楊舜仁 數位知識管理顧問公司 PKM 執行顧問
目前擔任光寶集團e事業群與中國生產力中心 亞太教育訓練網等教育訓練機構
電子商務策略規劃與個人知識管理講師與相關顧問工作。
有關詢問講課與顧問服務,請參考PKM Web 知識管理網 http://www.pkmweb.com
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如何利用PKM個人知識管理提昇自己的工作價值
個人知識管理 從建立資源管理開始
埋 首工作中，最容易陷入了以「目標」為導向的思維邏輯，而忽略了以更有效的「方式」來達成工作。所以加班、熬夜，無止盡地延展工作的時間，卻往往缺乏方法而 事倍功半。分析日常的工作項目，你會發現，花掉最多時間的部份，往往不是解決事情本身的時間，而是在尋找有關的資料、通知連絡相關人員、整理文書行政事務 等等，這些時間(包括，找電話號碼、找會議記錄、相關結論，找相關法規資料、參考資料搜尋，收發傳真、電子郵件等)，個別來看，有時並不會太多。但是，每 一件工作，都不斷重複地佔用你有限的精神，長期累積下來，便是不可思議的人力、資源和時間浪費。因此，提供個人工作的最重要思維，即是如何有效運用時間， 同時避免投入在重複性勞務工作上的浪費。資訊科技的快速發達，首要前提在於先人一步的資訊搜集能力。在電腦與網路已經成為白領工作者日常工作的基本配備 時，硬體方面的因應速度巳經難分軒輊、不相上下。所競爭處在於，你是否巳經建立好更勝他人一籌的智慧資本? 以便掌握快人一步的制勝先機。因此，建立個人專屬知識管理體系，就是得以快速反應、制敵機先的關鍵所在。
個人知識管理的重要性
所 謂「知識管理」，簡單地說，可以是一套知識彙整的方法－透過有效的管理機制，並且輔以資訊工具的協助，讓原本簡單的資訊，能彙集轉變成具備多元價值的訊息 或是知識，並即時傳遞給需要的對象或個人，才能發揮作用。若是空有資訊，無法串接應用，或是無人提出需求；那就只是堆棧的書庫，或是圖書館。通常，在檢驗 一個人技術表現或是知識含量最直接的標準，不在於即是以其工作執行的績效和所花費時間的長短來評斷。例如：經驗老到的師父，對於工作問題處理的方式，會因 其多年累積的資訊(知識含量高)，得以當下做出明確的判斷和適切回應(所需時間短)。
在過去，知識的累積必需以時間來換取；而運用今日各 類發達的資訊工具，透過網際網路，資訊的來源不再是知識累積的瓶頸，反而是個人對資訊來源掌握和運用是否得當，限制了整體績效的表現。因此，管理所擁有的 資訊來源，反而是今日處理資訊、運用資訊的一大關鍵因素。當一個人，平常便對所涉獵的領域，做好相關資料的管理工作，當面對類似工作執行時，自然可以旁徵 博引，左右逢源了。套具專案管理的術語就是，「歷史資料完整，類推容易」。
另一方面，許多人以為「資訊」，必然是涉及某種專業、技術，進 而引申而為「知識」。其實，這只對了一個部份。在一般大眾生活周遭的種種，都可以歸類為「資訊」的一部份；想吃頓好的? 那家店又有新優惠? 諸如此類的吃喝玩樂的娛樂訊息，在生活中也是不可或缺的。而工作業務所互動的對象，生活中交往的朋友近況等，也都是每個人在待人處世時必須瞭解的資訊。明 知道張三高血壓，拜訪時就不要送煙、酒等禁忌禮品，對雙方都有好處。想要和女朋友嚐鮮? 就得知道上次去過哪家餐廳，這次就換一家看看。工作上互動愉快，留下記錄，說不定下次他就是扶你一把的貴人。
因此「知識管理」的重點工 作，是作知識的有效整理與儲存、檢索與搜尋及分享與傳播。「知識整理」又是「知識管理」的第一步，有效的建立情報搜尋機制是有效應用知識，讓資料搖身一 變，成為有價的知識甚至形成智慧的重要步驟。白領知識工作者更是因該早日建立自己的知識管理系統，來提昇自己的競爭力。
提高個人價值第一步--減少勞務性工作
個 人e化知識管理的目的，絕不是為了管理而管理，而是在於提高個人對團體的價值。主要的重點是：善用資訊工具更先、更快、更好來完成交辦的工作。首先，整合 工作上所有的資源，將各類辦公元素電腦、電話、傳真、網路環境與檔案櫃相關資料數位化，(包括：平片電話通訊錄、文件資料檔案等等)相關資料數位化。唯有 數位化後，才能再做進一步資料儲存與整合。
分析你每天做的工作項目，包括執行的各類行政事項。根據筆者的觀察發現，每天有八成的時間是在作下列動作：
(1) 尋找回應的名片或是電話名冊
(2) 整理待辦工作事項，安排行事曆
(3) 打電話、回電子信件、寄信、收發傳真和通知發佈群組訊息
(4) 文件歸檔、尋找資料、蒐集情報、撰寫研究報告、搜尋網站與主題研究
(5) 撰寫企劃書與規劃書、發想、腦力激盪、專案管理
(6) 安排會議、開會討論、會議規劃、與同事討論
在上述各項的工作活動中，有許多共同的活動元素，可以歸成下列幾類：
(1) 名片資源管理
(2) 行事曆時間管理
(3) 通訊系統管理
(4) 文件情報系統管理
(5) 企劃專案管理
(6) 群組與會議管理
名片資源是許多知識工作的基礎
想 要擁有豐富的人脈? 或是對相關資源瞭若指掌? 這就全得靠資料庫的建立。名片資源管理就是許多工作資源的基本功，由此延展出去，還包括各種資源的管理，例如：電子信箱管理、工作各種配合的同事、客戶與 協力廠商的資料、各種研究單位、資料提供單位、媒體、生活所需的各種服務資源，甚至相關網站等等。這些資訊，都是一般大眾與相關人員的聯絡依據，基本上是 每日工作所需的資訊。透過資訊科技的協助，一般大眾可以更快速取得你所需的特定對象的各種聯絡資訊，其次你可以透過有效的分類，作有效的群組動員。如果你 能做好適當的索引關鍵字，例如：紀錄會面的時間、地點、團體，或是介紹人關係人，專長技能與個人等相關關鍵字句，透過全文檢索的超強功能，你可以做出許多 平時人腦所辦不到的搜尋能力。知識的力量，乃在於透過資料的整理，創造出新的價值，一個良好的名片管理系統，將有助於一般大眾在彈指間，輕鬆找到需要的特 定資訊，更能提供一般大眾意想不到的整合成果，像是認識朋友中，擁有某個特定專長的所有名單；住在特定城市或是街道的訪視對象等等，在工作與生活上都可以 輕鬆自在，無往不利。
除了名片資源管理之外，另外，針對行事曆時間管理，通訊系統管理，文件情報系統管理，企劃專案管理，群組與會議管理等都是知識管理藉以引申的重點。這些項目之間彼此都環環相扣，如果你能建立一個良好的系統架構與檢索方式，將可大幅縮短你的工作時間。
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目前擔任光寶集團e事業群與中國生產力中心 亞太教育訓練網等教育訓練機構
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