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個人資源庫管理或是俗稱人脈名片管理是個人知識管理中相關重要的一環，所有的工作都不脫人的資源，組織的資源與情報的資源，這些都看被視為資源管理中的元 素。資源庫的建置越完整，所有的資訊信手拈來，所需要朋友客戶、工作協力廠商、同事、甚至個人的親戚朋友與日常所需電腦，舉手可得，工作與個人生活當然越 是輕鬆快樂愉快。
名片管理
但 是幾乎所有擁有許多名片的知識工作者，十個人有八個有名片管理的困撓，仔細分析名片管不好的主要原因，不外乎下列幾個因素。我們常聽到的問題如下：打字輸 入很花時間的，有比較快的輸入方式嗎？哪些名片應該打進電腦嗎？不熟的人需要打進電腦嗎？很多人會換公司，我需要將其打進電腦中嗎？輸入到哪個軟體？輸入 的哪些欄位與格式？名片的背景來源不同應該如何分類？我需要以時間地點或是專長的條件來尋找名片，傳統名片管理常常找不到，電腦可以幫我解決這個問題嗎？ 名片輸入後可以做什麼？
有哪些好處呢？
好方法建議
分析上述問題可以將問題分為四類
第一、觀念問題：不確定名片對我們工作與生活的重要性
第二、規劃問題：許多人已經認知到名片資源，但不知如何去有效的分類與規劃
第三、技術問題：缺乏對電腦數位科技的資訊能力而遭遇到許多軟體使用的問題
第四、應用問題：完成個人資源庫以後，許多人不知如何去妥善使用這些資源
其實這四類問題是環環相扣，彼此有所關聯，能夠貫通時，許多的問題自然迎刃而解。其中筆者認為觀念問題其實是個人資源庫管理中最重要的一環，因為觀念正確自然認知動機強烈，其他不管規劃或是技術甚至應用問題，都將只是技術性問題。
歡 念問題中最重要的問題，應該是對資源的認知，許多人對資源缺乏敏感度，自然會入寶山而空手而回，不但不能看到資源，更不用說更不懂得珍惜與維護管理，甚至 應用整合資源了。簡單說，中國人認為人脈很重要，所謂有關係臼沒關係，沒關係就有關係就是這個道理。因此我們應該將所有人都視為我們未來可能的貴人，只要 時機一到，貴人自然現身在你身邊，筆者雖然經歷不豐，倒對此感同身受受益匪淺。透過數位科技強大的管理與搜尋功能，將可有效的發揮整合我們現有的資源，會 大大超過傳統名片管理的侷限性，因此使輸入資源相關用電腦來管理資源是一個必然趨勢，不必猶豫懷疑。
至於規劃問題中我們最常遇到問題是名片分類的架構。簡單說我們應該跳脫傳以名片盒或是名片本，以單一排序分類的線性思維，取而代之使用立體思維，來建立垂直與水平架構來管理。我們以類似傳統樹狀式的基本大類來作垂直分類架構，以關鍵字作水平搜尋參考。
建 議以資源與個人的主要關係為作為主要類別，例如一般人常見的主要大類有：親戚、朋友、同學、同事、工作資源、客戶與生活資訊等。如果依各大類不夠用可以將 大類細分次類，如客戶可以細分為企業客戶、公家客戶或是個人客戶三個次類。至於關鍵字可以記下與資源相關的人、事、時、地、物。如認識的日期、認識場合、 隸屬團體或團體來源、介紹人、特殊專長、個人特色或喜好以及當時的主要互動紀錄作為未來查詢之用。
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楊舜仁 數位知識管理顧問公司 PKM 執行顧問
目前擔任光寶集團e事業群與中國生產力中心 亞太教育訓練網等教育訓練機構
電子商務策略規劃與個人知識管理講師與相關顧問工作。
有關詢問講課與顧問服務,請參考PKM Web 知識管理網 http://www.pkmweb.com
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名片管理
但 是幾乎所有擁有許多名片的知識工作者，十個人有八個有名片管理的困撓，仔細分析名片管不好的主要原因，不外乎下列幾個因素。我們常聽到的問題如下：打字輸 入很花時間的，有比較快的輸入方式嗎？哪些名片應該打進電腦嗎？不熟的人需要打進電腦嗎？很多人會換公司，我需要將其打進電腦中嗎？輸入到哪個軟體？輸入 的哪些欄位與格式？名片的背景來源不同應該如何分類？我需要以時間地點或是專長的條件來尋找名片，傳統名片管理常常找不到，電腦可以幫我解決這個問題嗎？ 名片輸入後可以做什麼？
有哪些好處呢？
好方法建議
分析上述問題可以將問題分為四類
第一、觀念問題：不確定名片對我們工作與生活的重要性
第二、規劃問題：許多人已經認知到名片資源，但不知如何去有效的分類與規劃
第三、技術問題：缺乏對電腦數位科技的資訊能力而遭遇到許多軟體使用的問題
第四、應用問題：完成個人資源庫以後，許多人不知如何去妥善使用這些資源
其實這四類問題是環環相扣，彼此有所關聯，能夠貫通時，許多的問題自然迎刃而解。其中筆者認為觀念問題其實是個人資源庫管理中最重要的一環，因為觀念正確自然認知動機強烈，其他不管規劃或是技術甚至應用問題，都將只是技術性問題。
歡 念問題中最重要的問題，應該是對資源的認知，許多人對資源缺乏敏感度，自然會入寶山而空手而回，不但不能看到資源，更不用說更不懂得珍惜與維護管理，甚至 應用整合資源了。簡單說，中國人認為人脈很重要，所謂有關係臼沒關係，沒關係就有關係就是這個道理。因此我們應該將所有人都視為我們未來可能的貴人，只要 時機一到，貴人自然現身在你身邊，筆者雖然經歷不豐，倒對此感同身受受益匪淺。透過數位科技強大的管理與搜尋功能，將可有效的發揮整合我們現有的資源，會 大大超過傳統名片管理的侷限性，因此使輸入資源相關用電腦來管理資源是一個必然趨勢，不必猶豫懷疑。
至於規劃問題中我們最常遇到問題是名片分類的架構。簡單說我們應該跳脫傳以名片盒或是名片本，以單一排序分類的線性思維，取而代之使用立體思維，來建立垂直與水平架構來管理。我們以類似傳統樹狀式的基本大類來作垂直分類架構，以關鍵字作水平搜尋參考。
建 議以資源與個人的主要關係為作為主要類別，例如一般人常見的主要大類有：親戚、朋友、同學、同事、工作資源、客戶與生活資訊等。如果依各大類不夠用可以將 大類細分次類，如客戶可以細分為企業客戶、公家客戶或是個人客戶三個次類。至於關鍵字可以記下與資源相關的人、事、時、地、物。如認識的日期、認識場合、 隸屬團體或團體來源、介紹人、特殊專長、個人特色或喜好以及當時的主要互動紀錄作為未來查詢之用。
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楊舜仁 數位知識管理顧問公司 PKM 執行顧問
目前擔任光寶集團e事業群與中國生產力中心 亞太教育訓練網等教育訓練機構
電子商務策略規劃與個人知識管理講師與相關顧問工作。
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