決定用電腦來管理自己的各種工作生活所需的資料之後，最重要的便是選擇適當的軟體，用何種軟體來幫助自己做好人脈資源庫管理甚至個人知識管理呢?
有 人用EXCEL或是WORD來管以前同學通訊錄或是客戶及各種名單，有人用FOXPRO或是ACCESS或是市售的所謂名片管理軟體或是業務銷售管理軟 體，但是總是有一點不方便。常常要找一個名單，尋遍一大檔案資料不著，要發信給其中的一些人，不管是e-mail或是傳統書信都需要反覆剪剪貼貼，相當花 費時間，更不用講要列印部分過濾人員名單或是與電子信件或是行事曆作結合了。
因此，讓我們仔細分析個人PKM需求與電腦使用的考量，發現個人知識管理PKM平台軟體必須至少具備下列幾個要求：
1. 主流軟體：所有軟體都會有資料交流與升級的需求，選擇非主流(非市場多數人使用的軟體)，即使初期價錢不貴，未來花費在克服使用與整合的時間與金錢成本，往往會令你難以想像。
2. 具備PKM的基本功能：PKM管理人脈資源(聯絡人通訊錄)、通訊管理(電子信件、傳真、標籤與合併印列書信)、管理時間(行事曆與代辦事項與備忘錄)、 管理功能堪稱簡單完整好用 (e-mail、電話簿、備忘錄、行事曆、工作清單)、管理網路資源(網站管理與連結)及管理文件檔案，這些功能應該缺一不可。
3. 價格適當：個人的時間與預算有限，選擇功能強大但超過預算的軟體，有時必須花費過多的學習時間，龐大的金額也是一大負擔，選擇適當夠用功能而且預算不貴的軟體。
4. 相容性：電腦化最害怕系統不相容的問題
财 最好與公司的MIS/ERP或是Intranet/KM系統相容，否則私人用與公司用不同的軟體會很辛苦的。
财 與常用的個人辦公室文書使用軟體相容，包括：微軟Office WORD, POWERPOINT 。
财 最好能與其他個人使用中資料庫結合，如：MS EXCEL、 ACCESS、FOXPRO或是SQL及其他市售軟體的各種資料庫格式之相通。
财 再者是具備網結合路常用軟體能力，如收發信軟體(Outlook Express)、瀏覽器(IE/Netscape)、網路通訊軟體(如：ICQ、Yahoo Messenger 或是 MSN)等
财 其他專業軟體如專案管理軟體(Ex; MS Project)、可以整合使用傳真、簡訊傳呼、語音傳呼等軟體
5. 與外部行動裝置外部整合性相通(如：名片掃描機、連接撥接電話、PDA與智慧型手機等..)
6. 未來升級其他資料庫的彈性：電腦化最害怕系統不相容的問題，具有未來升級升級到高階資料庫如SQL的彈性
總結一般人大致有四種模式來管理個人資料：
1. 缺乏有系統的管理：用多套的辦公室軟體如MS WORD/EXCEL或是收信軟體Outlook Express分開來管
2. 使用市售通訊錄套裝軟體：如： 銷售軟體、名片管理軟體、PDA或是電子記事本等所附贈名片管理軟體
3. 使用歐美先進的業務管理軟體：如Goldmine、Act 、Contact、Organizer或是Maximizer等等
4. 使用現在最常用的Intranet/KM 知識管理軟體： MS Outlook 或 Lotus Notes
根 據上述的選擇標準，除非是特殊需求考量，個人甚至中小企業應該選擇第四種方案使用MS Outlook 或 Lotus Notes，原因很簡單；主流軟體、相容性大、不昂貴。如果公司用Lotus Notes，你或是就使用Lotus Notes，否則我會強烈建議你就使用MS Outlook 2000 (非 Outlook Express)，因為它就個別需求角度來講，會許不是最好的選擇，就上述總體而言，尤其在市場流與相容上是個人知識管理PKM平台軟體的最佳選擇了。不 過我們必須了解到個人知識管理的不是只使用一套軟體，Outlook只是扮演平台軟體，其他的軟體硬體只要能輕易地與之整合使用，也都將會是我們的次要配 套選擇。
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楊舜仁 數位知識管理顧問公司 PKM 執行顧問
目前擔任光寶集團e事業群與中國生產力中心 亞太教育訓練網等教育訓練機構
電子商務策略規劃與個人知識管理講師與相關顧問工作。
有關詢問講課與顧問服務,請參考PKM Web 知識管理網 http://www.pkmweb.com
歡迎來信交流指教： pkm@sooner.com.tw TEL (02) 2546-3400 FAX (02) 2717-0717
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