人脈資源庫管理概指個人所有資源資料庫的管理，包括俗稱的名片管理或是通訊錄管理及個人業務客戶資料庫之管理。數位人脈資源庫管理最重要的第一件事就是類別架構的規劃，一個好的類別架構是人脈資源庫管理管理成功的第一步。
在 討論數位人脈資源庫管理的第一件事是將名片或是相關名單資料打入電腦之中，將名片數位化打字進電腦是做好通訊錄資源庫管理所無庸置疑的基礎工作。原因很簡 單，名片或通訊錄相關人脈資料的電腦化，將可以快速提昇搜尋功能，除了傳統名片管理不可行的網狀立體的搜尋功能外，更可以快速完成許多諸如印表、合併信 件、標籤製作與大量電子信件傳播、數位傳真與簡訊的廣播傳呼功能，都是傳統名片架構不可能達成的。有關相關電腦軟體的選擇與細部操作步驟，我們將會在下次 作介紹，今天先就名片資源庫的管理架構作介紹。
傳統的分類方式很難找出下列的資料：去年九月份認識的名單、上次參加校友會或是某次記者會 所認識的名單、具備某種專長如法律或是電腦的名單、當然更不用說列出住在台北市喜歡某種產品的名單或是住在所有松山區的經理級客戶名單。如果沒有電腦化， 若要完成上述工作都十分困難之事。因此名片之數位化，是讓人脈資源管理登峰造極的重要因素。
傳統名片最大的限制就是單一類別的線性的分類 方式。一般的分類方式通常是依姓氏、公司的中英文順序或是公司的產業屬性或是與你個人的關係來分類。這樣的分類方式不是不好，而是單一線性方式的分類，對 於資源管理而言，實在是太侷限也太浪費了。當我們需要搜尋與我們分類的屬性不符之某一特定名片或是某一特定群組時，往往會花費我們大量的時間翻箱倒櫃來逐 一搜尋，十分浪費時間。
因此我們應該利用立體思維建立數位人脈資源庫管理的垂直與水平的分類搜尋架構。
垂直架構沿用並擴大傳統的 樹狀思維，但是我們要求每一筆資料的垂直分類，都應該包涵至少三個樹狀垂直象限(Domain)的類別資料：基本大類(Basic Domain) 、重要性(Priority Domain) 與互動功能群組(Functional Domain)。
1. 基本大類：根據當事人與你的關係來分類，一般上班族可能常見的類別如下：客戶、同事、同業、同學朋友、親戚家人、協力廠商、情報資訊、其他。如果依各大類 不足以符合分類的細部需要，我們可以建立其次類(Sub Domain)，例如客戶可以細分為企業客戶、個人客戶與公家機關客戶。
2. 重要性：根據當事人他的重要性來分類，例如你可以將所有人分為第一級、第二級、第三級、第四級、第五級與第六級。每一級律定著不同重要的親疏關係與互動頻率。
3. 互動群組：根據你未來會與之互動屬性來分類，例如：個人產業電子報群組、有關社團群組、工作小組與某產品潛在客戶群等等。
關 鍵字是讓資源管理擁有的強大水平搜尋功效的重要利器。每一張名片或是資源，都應該儘可能紀錄各種與此人的相關資料，應該包括人、事、時、地、物；例如：認 識的時間、地點、認識團體、參加的活動與場合、介紹人與此人的專長、個人特色與特殊印象等等。只要紀錄的越仔細，未來搜尋時越能有意外的收穫。
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楊舜仁 數位知識管理顧問公司 PKM 執行顧問
目前擔任光寶集團e事業群與中國生產力中心 亞太教育訓練網等教育訓練機構
電子商務策略規劃與個人知識管理講師與相關顧問工作。
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